Apostille für China: Dokumente beglaubigen lassen

Wer ein Zeugnis, eine Heiratsurkunde oder eine Vollmacht aus dem deutschsprachigen Raum in China vorlegen will, braucht seit dem 7. November 2023 eine Apostille – den Stempel einer Behörde des Ausstellungsstaates, der die Echtheit der Unterschrift bestätigt. An diesem Tag trat das Haager Apostille-Übereinkommen für China in Kraft. Der frühere Weg, die konsularische Legalisation über die chinesische Botschaft oder ein Generalkonsulat, ist für öffentliche Urkunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz damit entfallen. Umgekehrt gilt dasselbe: Chinesische Urkunden erhalten in China eine Apostille und werden damit hierzulande anerkannt.

Apostille und Legalisation: der Unterschied

Beides ist von der Beglaubigung einer Kopie oder einer Unterschrift durch ein Notariat oder eine Gemeinde zu unterscheiden: Die Apostille setzt eine öffentliche Urkunde oder eine solche Beglaubigung voraus und kommt danach. Die Apostille bestätigt nie den Inhalt einer Urkunde und ersetzt keine Übersetzung.

Für welche Urkunden das relevant ist

Die Apostille kommt ins Spiel, sobald eine chinesische Stelle eine Urkunde aus dem Ausland als echt anerkennen soll. Typische Fälle aus dem deutschsprachigen Raum:

• •Studium und Arbeit: Abitur- und Maturazeugnisse, Bachelor-, Master- und Diplomurkunden, Promotionsurkunden, Führungszeugnisse – häufig verlangt für Arbeitsvisa und Hochschulzulassung; die Visaseiten zu Arbeit und Studium nennen, wann sie gefordert werden.
• •Familie: Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden, etwa für Eheschließungen, Familienvisa oder Erbangelegenheiten – siehe Familienvisum.
• •Unternehmen: Handelsregisterauszüge, Gesellschafterbeschlüsse, Vollmachten und notarielle Urkunden für Gründung, Vertretung oder Registeränderungen in China.
• •Weitere: ärztliche Bescheinigungen, Nachweise für Adoptionen, Erklärungen vor Notar.

Ob eine Apostille im Einzelfall nötig ist und ob dazu eine beglaubigte Übersetzung ins Chinesische gehört, legt die annehmende Stelle in China fest – Hochschule, Arbeitgeber, Registerbehörde oder Standesamt. Vor dem Behördengang dort nachfragen spart einen zweiten Antrag.

Wer die Apostille ausstellt: Deutschland, Österreich, Schweiz

Zuständig ist nie eine Botschaft, sondern eine Behörde des Ausstellungsstaates – und welche, hängt von der Urkundenart ab. Die Zuordnung unten folgt den amtlichen Übersichten der drei Länder; Adressen, Gebühren und Bearbeitungszeiten stehen bei der jeweiligen Stelle.

Chinesische Urkunden für Deutschland, Österreich und die Schweiz

In der Gegenrichtung stellt das chinesische Außenministerium die Apostille aus, außerdem die von ihm beauftragten Außenämter der Provinzen und Städte für Urkunden aus ihrem Gebiet. Eine chinesische Urkunde mit Apostille wird in Deutschland, Österreich und der Schweiz ohne Beteiligung der dortigen Vertretungen anerkannt; die deutschen Auslandsvertretungen in China weisen ausdrücklich darauf hin, dass sie weder legalisieren noch selbst Apostillen erteilen können. Das Außenministerium bietet eine Online-Prüfung an, mit der sich eine chinesische Apostille anhand ihrer Nummer verifizieren lässt. Hongkong und Macau gehören dem Übereinkommen seit Langem mit eigenen Apostillebehörden an; Urkunden von dort laufen nicht über das Festland.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Bei der annehmenden Stelle in China klären, welche Urkunde in welcher Form verlangt wird: Original oder beglaubigte Kopie, mit oder ohne Übersetzung.
2. Die Urkunde vorbereiten: Bei Kopien und Unterschriften zuerst die Beglaubigung durch Notariat oder Gemeinde; Originale von Behörden und Gerichten brauchen das nicht.
3. Die Apostille beantragen bei der Behörde, die oben für die Urkundenart genannt ist – persönlich, per Post oder, wo angeboten, elektronisch.
4. Übersetzen lassen, falls verlangt, nach der Apostille, damit der Vermerk mitübersetzt wird. Dann die Urkunde in China einreichen.

Diese Seite beschreibt das Verfahren, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für Fragen zur Anerkennung einer bestimmten Urkunde ist die Stelle in China zuständig, die sie verlangt; für den Antrag die genannte Apostillebehörde. Die chinesischen Vertretungen im deutschsprachigen Raum sind auf den Botschaftsseiten verzeichnet.

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